Bezoeker afmelden
Wanneer een bezoek is afgerond, is het belangrijk dat de bezoeker correct wordt afgemeld. Door bezoekers uit te checken blijft de aanwezigheidsregistratie actueel en behoudt u een nauwkeurig overzicht van alle personen die zich op locatie bevinden. [avosolutions.ca], [docs.avigilon.com]
Waarom bezoekers afmelden?
Het afmelden van bezoekers biedt verschillende voordelen:
- Actuele aanwezigheidsregistratie
- Verbeterde veiligheid en BHV-overzichten
- Correcte bezoekersrapportages
- Nauwkeurige audit- en toegangslogs
- Automatische beëindiging van tijdelijke toegangsrechten indien gekoppeld aan Alta Access [avosolutions.ca], [avigilon.com]
Een bezoeker handmatig afmelden
Een bezoeker kan handmatig worden afgemeld door een gebruiker met de juiste rechten.
Procedure
- Open het bezoekersoverzicht.
- Zoek de actieve bezoeker.
- Selecteer de betreffende bezoeker.
- Kies Afmelden (Sign Out).
- Bevestig de actie.
De bezoeker wordt direct uitgecheckt en de eindtijd van het bezoek wordt geregistreerd. [avosolutions.ca]
Een bezoeker afmelden via een kiosk
Wanneer uw organisatie gebruikmaakt van een Alta Visitor Kiosk, kan de bezoeker zichzelf afmelden.
Procedure
- Open het kiosk-scherm.
- Selecteer Afmelden.
- Zoek de bezoeker of scan de QR-code indien deze functie is geconfigureerd.
- Bevestig de afmelding.
De bezoeker wordt direct uit het aanwezigheidsregister verwijderd en het bezoek wordt afgesloten. [docs.avigilon.com], [commaowl.com]
Automatisch afmelden
Afhankelijk van de ingestelde workflow kan Alta Visitor bezoekers automatisch afmelden.
Voorbeelden:
- Na afloop van de geplande bezoektijd
- Bij het verlopen van een tijdelijke toegangspas
- Op basis van ingestelde workflowregels
Hierdoor blijft het bezoekersregister actueel, ook wanneer een bezoeker vergeet uit te checken. [avosolutions.ca]
Hostmeldingen
Indien geconfigureerd kunnen hosts automatisch een melding ontvangen wanneer een bezoeker wordt afgemeld.
Voordelen:
- Inzicht in vertrek van bezoekers
- Betere opvolging van afspraken
- Verbeterde veiligheidsregistratie
[avigilon.com], [avosolutions.ca]
Best Practices
- Stimuleer bezoekers altijd om zich af te melden bij vertrek.
- Plaats kioskapparaten zichtbaar bij uitgangen of recepties.
- Gebruik automatische afmelding als extra controlemechanisme.
- Controleer regelmatig de bezoekersrapportages op openstaande bezoeken.
- Koppel indien mogelijk tijdelijke toegangsrechten aan de bezoekduur.
Resultaat
Na het afmelden wordt:
- De vertrektijd geregistreerd.
- Het bezoek afgesloten.
- De bezoekgeschiedenis bijgewerkt.
- De aanwezigheidslijst geactualiseerd.
- Eventuele tijdelijke toegangsrechten verwijderd of gedeactiveerd.
Zo behoudt uw organisatie altijd een actueel overzicht van aanwezige bezoekers en voldoet u aan interne veiligheids- en compliance-eisen.