Aan de slag met Avigilon Alta Visitor
Welkom bij Avigilon Alta Visitor. Met Alta Visitor beheert u bezoekers voorafgaand, tijdens en na hun bezoek aan uw organisatie. Deze handleiding helpt u bij de eerste inrichting van het platform zodat u snel bezoekers kunt registreren en ontvangen.
Overzicht van de implementatie
Voor een succesvolle ingebruikname van Alta Visitor adviseren wij onderstaande stappen te doorlopen:
- Account activeren
- Organisatie configureren
- Gebruikers en rollen aanmaken
- Workflowinstellingen configureren
- Kioskapparaten instellen
- Overeenkomsten en formulieren beheren
- Bezoekers uitnodigen en registreren
1. Account activeren
Nadat uw Alta Visitor-account is aangemaakt, kunt u:
- Inloggen op het Alta Visitor-platform
- De mobiele Alta Visitor-app installeren
- De basisconfiguratie van uw omgeving uitvoeren
Na het activeren van uw account kunt u direct bezoekers gaan registreren.
log in via https://control.invisit.us/login.
2. Organisatie configureren
De organisatie vormt de basis van uw bezoekersbeheeromgeving. Hier worden locaties, gebruikers en beveiligingsinstellingen beheerd.
Locaties aanmaken
Een locatie vertegenwoordigt een gebouw, vestiging of terrein waar bezoekers zich kunnen aanmelden en afmelden.
Voorbeelden:
- Hoofdkantoor
- Magazijn
- Productiefaciliteit
- Datacenter
Gebruikers aanmaken
Maak gebruikers aan voor medewerkers die bezoekers ontvangen of het systeem beheren.
Voorbeelden:
- Receptiemedewerkers
- Security officers
- Facility managers
- Beheerders
Rollen configureren
Met rollen bepaalt u welke rechten gebruikers binnen het systeem hebben.
Veelgebruikte rollen:
- Administrator
- Receptionist
- Security
- Host
Red Flags instellen
Met Red Flags kunnen bezoekers worden gemarkeerd die extra aandacht vereisen.
Mogelijke toepassingen:
- Geblokkeerde bezoekers
- Personen op een interne watchlist
- Veiligheidsincidenten
3. Configuraties instellen
Binnen de configuratie bepaalt u hoe bezoekers worden uitgenodigd, geregistreerd en verwerkt.
Uitnodigingsinstellingen
Configureer hoe bezoekers worden uitgenodigd.
Mogelijkheden:
- Uitnodigingen per e-mail versturen
- Automatische bevestigingen verzenden
- QR-codes meesturen
- Vooraf registreren
Formuliervelden beheren
Bepaal welke gegevens bezoekers moeten invullen.
Veelgebruikte velden:
- Voornaam
- Achternaam
- Bedrijfsnaam
- E-mailadres
- Kenteken
- Telefoonnummer
4. Aanmeldworkflow configureren
Bepaal hoe bezoekers zich aanmelden.
Aanmelding via receptie
Bij deze methode handelt een medewerker de registratie af.
Voordelen:
- Persoonlijke ontvangst
- Extra verificatie mogelijk
- Geschikt voor beveiligde locaties
Aanmelding via kiosk
Bezoekers registreren zichzelf via een tablet of kiosk.
Voordelen:
- Snelle registratie
- Minder belasting van receptiemedewerkers
- Ideaal voor grotere bezoekersstromen
5. Afmeldworkflow configureren
Bepaal op welke wijze bezoekers worden uitgecheckt.
Mogelijkheden:
- Afmelding via receptiemedewerker
- Zelfstandige afmelding via kiosk
- Automatische tijdgebonden afmelding
Correcte afmelding zorgt voor een actuele aanwezigheidsregistratie.
6. Kioskapparaten instellen
Kiosken worden gebruikt voor het zelfstandig aanmelden en afmelden van bezoekers.
Kiosk configureren
- Installeer de Alta Visitor Kiosk-app op een tablet.
- Meld de kiosk aan binnen de organisatie.
- Koppel de kiosk aan de juiste locatie.
- Test de aanmeld- en afmeldprocedure.
Aanbevolen hardware:
- Apple iPad
- Android-tablet
7. Overeenkomsten beheren
Met overeenkomsten kunt u bezoekers documenten laten accepteren tijdens het registratieproces.
Voorbeelden:
- NDA (geheimhoudingsverklaring)
- Veiligheidsinstructies
- Privacyverklaring
- Bedrijfsreglementen
Overeenkomsten kunnen verplicht worden gesteld vóór toegang wordt verleend.
8. Bezoekers ontvangen
Na afronding van de configuratie kunt u bezoekers registreren.
Bezoekers plannen
- Individuele bezoekers registreren
- Groepsbezoeken plannen
- Terugkerende bezoekers beheren
- Meerdagse bezoeken registreren
Bezoekers aanmelden
Tijdens aankomst kunnen bezoekers:
- Zich aanmelden via een kiosk
- Een QR-code scannen
- Door een medewerker worden geregistreerd
Bezoekers afmelden
Bij vertrek kunnen bezoekers:
- Zelf uitchecken
- Uitgecheckt worden door een medewerker
- Automatisch worden afgemeld volgens ingestelde workflows
Best Practices
- Richt eerst locaties in voordat gebruikers worden toegevoegd.
- Gebruik rollen om rechten overzichtelijk te beheren.
- Test kiosken uitvoerig voordat deze operationeel worden ingezet.
- Maak gebruik van QR-codes voor een snelle bezoekerservaring.
- Houd overeenkomsten en veiligheidsdocumentatie actueel.
- Controleer periodiek de workflowinstellingen en rapportages.