Configuratie van web-aanmelding voor bezoekers
Met de web-aanmeldfunctie van Avigilon Alta Visitor kunnen bezoekers zichzelf aanmelden via een webbrowser. Hierdoor kunnen receptieprocessen worden versneld en krijgen bezoekers een eenvoudige en professionele aanmeldervaring.
Wat is web-aanmelding?
Web-aanmelding stelt bezoekers in staat zich digitaal aan te melden zonder tussenkomst van een receptiemedewerker. De bezoeker vult de vereiste gegevens in en doorloopt de door de organisatie ingestelde aanmeldworkflow.
Mogelijke onderdelen van het aanmeldproces zijn:
- Persoonsgegevens invoeren
- Bevestigen van afspraken
- Akkoord gaan met bedrijfsvoorwaarden
- Ondertekenen van documenten
- Registreren van aankomsttijd
Web-aanmelding configureren
De web-aanmeldfunctionaliteit maakt gebruik van de ingestelde workflows binnen Alta Visitor. Voordat bezoekers zich kunnen aanmelden, moeten deze workflows correct worden ingericht.
Stap 1: Controleer de locatie-instellingen
Controleer eerst of de juiste locaties zijn aangemaakt binnen uw organisatie.
Een locatie kan bijvoorbeeld zijn:
- Hoofdkantoor
- Productielocatie
- Magazijn
- Distributiecentrum
Iedere aanmelding wordt gekoppeld aan een specifieke locatie.
Stap 2: Configureer de aanmeldworkflow
Binnen de workflow bepaalt u welke stappen een bezoeker moet doorlopen tijdens de registratie.
Veelgebruikte instellingen:
- Verplichte bezoekersgegevens
- Foto vastleggen
- Hostselectie
- Veiligheidsvragen
- Documentondertekening
- Badge-uitgifte
Deze instellingen kunnen per locatie worden aangepast.
Stap 3: Formuliervelden instellen
Bepaal welke informatie bezoekers moeten invullen.
Veelgebruikte velden:
- Voornaam
- Achternaam
- Bedrijfsnaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Kenteken
- Bezoekreden
Houd het formulier zo compact mogelijk om de gebruikerservaring te optimaliseren.
Stap 4: Overeenkomsten toevoegen
U kunt bezoekers verplicht laten akkoord gaan met documenten tijdens het aanmeldproces.
Voorbeelden:
- Privacyverklaring
- NDA (geheimhoudingsverklaring)
- Veiligheidsinstructies
- Bedrijfsreglement
De ondertekende documenten worden opgeslagen bij het bezoekersrecord.
Stap 5: Hostmeldingen configureren
Hosts kunnen automatisch een melding ontvangen zodra hun bezoeker is aangemeld.
Voordelen:
- Snellere ontvangst van bezoekers
- Minder wachttijd bij de receptie
- Verbeterde bezoekerservaring
Bezoekers aanmelden
Na configuratie kunnen bezoekers zich via de webinterface aanmelden.
Het proces verloopt doorgaans als volgt:
- De bezoeker opent de aanmeldpagina.
- De gevraagde gegevens worden ingevuld.
- Eventuele documenten worden geaccepteerd.
- De registratie wordt voltooid.
- De host ontvangt een melding van aankomst.
Best Practices
- Gebruik alleen noodzakelijke formuliervelden.
- Maak documenten en overeenkomsten verplicht wanneer compliance vereist is.
- Configureer hostmeldingen voor een snelle opvolging.
- Test de volledige workflow voordat deze in productie wordt genomen.
- Controleer regelmatig of formulieren en workflows nog aansluiten bij het bezoekersbeleid.
Resultaat
Na een succesvolle web-aanmelding:
- Wordt de bezoeker geregistreerd.
- Wordt de aankomsttijd vastgelegd.
- Worden eventuele overeenkomsten opgeslagen.
- Kan de host automatisch worden geïnformeerd.
- Beschikt de organisatie over een volledig bezoekerslogboek.
Hierdoor ontstaat een efficiënte, professionele en veilige bezoekersregistratie binnen Avigilon Alta Visitor.