Bezoeker inplannen
Met Avigilon Alta Visitor kunt u vooraf bezoekers registreren en uitnodigen voor een bezoek aan uw organisatie. Hierdoor weet de bezoeker precies wanneer en waar hij wordt verwacht, terwijl receptie- en beveiligingsmedewerkers altijd inzicht hebben in aankomende afspraken.
Een bezoeker inplannen
- Open de Alta Visitor applicatie.
- Klik onderaan op Snelle acties.
- Selecteer Bezoeker inplannen.
- Vul de volgende basisgegevens in:
- Voornaam
- Achternaam
- E-mailadres
- Klik op Opslaan.
De uitnodiging wordt geopend en kan verder worden aangevuld.
Uitnodiging configureren
Binnen de uitnodiging kunnen de volgende gegevens worden ingesteld:
Bezoekers beheren
- Verwijder een bezoeker via het verwijder-icoon.
- Voeg extra bezoekers toe via Bezoeker toevoegen.
Bezoekgegevens
Selecteer of vul de volgende gegevens in:
- Bezoekerstype
- Locatie
- Startdatum en starttijd
- Einddatum en eindtijd
Aanvullende informatie
Afhankelijk van de configuratie van uw omgeving kunnen extra velden beschikbaar zijn, zoals:
- Bedrijfsnaam
- Host of contactpersoon
- Doel van het bezoek
- Notities
Afhankelijk van de ingestelde workflow kunnen bepaalde velden verplicht zijn.
Klik op Opslaan om de uitnodiging definitief te verzenden.
Uitnodiging opnieuw verzenden
Nadat een bezoeker is ingepland, kan een uitnodiging opnieuw worden verstuurd.
- Open het bezoekersprofiel.
- Klik op Uitnodiging opnieuw verzenden.
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer Pre-registratie toestaan is ingeschakeld binnen de uitnodigingsinstellingen.
Belangrijk
De beschikbare velden, formulieren en workflow-instellingen kunnen per organisatie verschillen. Beheerders kunnen bepalen:
- Welke velden zichtbaar zijn.
- Welke velden verplicht zijn.
- Welke informatie bezoekers moeten aanleveren.
- Welke uitnodigingsmails worden verzonden.
Dit zorgt ervoor dat het bezoekersregistratieproces aansluit op de beveiligings- en ontvangstprocedures van uw organisatie.